まりつら ~OLまりものつらつら日記~

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【新入社員にもおすすめ】アウトルック最速仕事術のレビュー

こんにちは。
ごくごく普通のOL、まりもです。

今回ご紹介するのはこちら!
「年間100時間の時短を実現した32のテクニック アウトルック最速仕事術」

普段何気なく使っていて、無駄な動作なんてほとんど無いように感じるメール。

大企業が続々と採用している、業務効率化のテクニックとは一体なんなのか。


セミナー満足度95%
の、ショートカット・Outlook研究家の森新さんが書いた、いま1番売れているOutlookの本をご紹介します。
かなりPC初心者でも活用できる事がたくさん書いてある1冊です。

1.本の構成

この本は全部で7章に分かれています。

第1章:一番大切なPCのスキルは「アウトルックスキル」

第2章:時間のロスになる「画面の切り替え」を減らすテクニック

第3章:「脱マウス」に近づくための10の基本ショートカット

第4章:仕事にスピードが生まれるメールの整理方法

第5章:もっと時短したい人のためのスーパーテクニック集

第6章:もっと時短したい人のためのショートカットキー 上級編

第7章:よくある質問

 第1章は、Outlookの効率化の大切さが書かれており、実際にテクニックが書かれるのは第2章からになります。

この本の良いところは、ショートカットキーのみならず、Outlookの画面の表示方法や、フォルダーの整理の仕方なども載っているところ。

ショートカットキーの説明だけなら、スマホで検索すれば出てきますが、Outlook全体の効率的な使い方ってあまり載っていないですよね。

ここからは、私が実際に「え!それやってた!」というロス行動と、効率化するテクニックをご紹介していきます。 

2.みんなやっているロス行動

①予定表は固定する
みなさん、Outlookを使うとき、メール画面と予定表画面を行ったり来たりしていませんか?

 例えば、「何時から会議だったっけ?」「明日は何時にお客さん来るんだったっけ?」と疑問に思う度に、Outlookの予定表を見に行く。

それ、意外とロス行動なんです。

著者がおすすめする効率化テクニックは、メール画面の右側に予定表を表示させるだけ。

設定方法は【表示】タブ→【レイアウト】グループ→【To Do バー】→【予定表】をクリック。

こうすると画面右側に何時から予定が入っているか、約1週間分の予定が表示されます。しかも画面をクリックすれば、予定表の中身まで見れるんです。


「え、たったそれだけ?別にそんなに手間じゃないじゃん」と思ったそこのあなた。

私も読んだときは、正直同じ事を思いました。
ですが、「まあタダだし嫌だったら変えればいいや」と思って変えてみたんです。


結論から言うと、確実に予定表を見る頻度が減りました。
 もちろん、他の人の予定を見るときは予定表を見に行かないと分かりませんが、逆に言うとそれ以外はもう予定表を開きに行かなくなりました。

慣れるまでは時間がかかるかもしれませんが、一度試してみるのも良いかもしれません。

②フォルダー分けはしない
約6割の人がメールのフォルダーを分けているといわれていますが、皆さんはどうでしょうか。

私はこの本を読む前から、フォルダー分けをしない派でした。

理由は、自分の上司が20種類くらいのフォルダーに分けていますが、いつも過去のメールの場所が分からなくなっているからです。

なぜメールを探すことができないのか、その理由を著者はこう書いています

(中略)これは「コウモリ問題」と言われているものです。
あなたが「鳥」フォルダーと「獣」フォルダーを作ってメールを分類していたとしましょう。そこへコウモリからメールが来ました。あなたはこのメールを「鳥」に入れますか。それとも「獣」に分類するでしょうか。(中略)
決めかねるので受信トレイに残したままにする人もいるでしょうし、コピーして両方のフォルダーに入れる人もいるでしょう。いずれにしても、考える時間がかかる上にあいまいな整理しかできない状態になります。
 
うーん、まさに上司!(笑)
ではフォルダー分けをせずにメールを整理する方法って何?
そんな疑問に答えてくれるのが第4章になっています。

3.まとめ

いかがでしたか?
普段あまり使うのに困らないOutlookでも、まだまだ効率化できる場面は多いなという事が分かる1冊になっています。

本書では他にも

・整理をしないでアーカイブするのが一番早い
・「クイック操作機能」で日常業務が3倍になる
・生産性が上がる「メールを自動で閉じる」設定
・ショートカットキーの覚え方 (オルト編・シフト編)
・メールの閲覧ウィンドウは使わない

というような内容も載っています。

「PC初心者だけどもっと効率的に仕事をしたい」という方におすすめの1冊となっています。気になった方は是非本書を読んでみてくださいね。